Penjelasan Mengenai Perencanaan Proyek

Imam Ibnu Badri Manajemen Proyek 20.24

DAFTAR ISI

Fungsi Perencanaan

Memilih dan menentukan langkah-langkah kegiatan yang akan datang yang diperlukan untuk mencapai sasaran.

Pertama-tama menentukan sasaran yang hendak dicapai.
Menyusun urutan langkah-langkah.

Salah satu aspek dari perencanaan adalah pengambilan keputusan, karena hal tersebut diperlukan dalam proses pemilihan dan penentuan langkah-langkah yang diperlukan.
Perencanaan dasar (awal kegiatan)

Penyusunan anggaran dan jadwal induk dan penetapan standar mutu, organisasi pelaksana dan urutan langkah pelaksanaan kegiatan / pekerjaan.
Tahap selanjutnya, yaitu bila pelaksanaan fisik proyek telah berjalan, data-data dan informasi dianalisis dan dibandingkan dengan data-data perencanaan dasar.

Unsur-unsur Perencanaan

a. Jadwal

Penjabaran perencanaan proyek menjadi urutan langkah-langkah kegiatan yang sistematis untuk mencapai sasaran.
Pendekatan yang sering dipakai dalam penyusunan jadwal adalah pembentukan jaringan kerja yang menggambarkan dalam satu grafik hubungan urutan pekerjaan proyek.

b. Prakiraan

Usaha yang dilakukan secara sistematis untuk melihat keadaan masa depan dengan data-data yang tersedia.
Contoh
Pembiayaan suatu proyek dikaitkan dengan dan yang akan diperoleh dari penjualan produksi proyek tersebut dalam jangka waktu 20 tahun yang akan datang. Maka keputusan jadi tidaknya proyek tersebut dilaksanakan, akan banyak tergantung dari prakiraan keadaan selama 20 tahun mendatang yang meliputi macam-macam aspek mulai dari tersedianya bahan baku, keadaan pasar, sampai kepada situasi politik dan ekonomi lokal maupun internasional.

c. Sasaran

Tujuan yang spesifik dimana semua kegiatan diarahkan dan diusahakan untuk mencapainya.
Terdapat 3 sasaran pokok proyek:

Jadwal
Anggaran
Mutu

d. Kebijakan dan Prosedur

Kebijakan dan prosedur memegang peranan yang sangat penting dalam penyelenggaraan suatu kegiatan besar, yakni merupakan alat komunikasi yang diharapkan dapat mengatur, mengkoordinasi dan menyatukan arah gerak bagian-bagian kegiatan yang akan dilakukan.

Bila dipersiapkan dengan baik prosedur dapat digunakan untuk :

Mengurangi kesalahan-kesalahan yang disebabkan oleh kurang adanya komunikasi,
Mengurangi adanya tumpang tindih dan pengulangan,
Mengurangi tugas pengambilan keputusan, karena prosedur itu sendiri sudah merupakan keputusan-keputusan tentang bagaimana suatu pekerjaan harus dilakukan.

e. Anggaran

Suatu bentuk perencanaan yang dapat dipisahkan dalam kegiatan proyek khususnya dan perusahaan pada umumnya.
Suatu anggaran pada menunjukkan perencanaan penggunaan dana untuk melaksanakan pekejaan dalam kurung waktu tertentu.
Anggaran dapat dibuat dalam bentuk uang (Rp ), jam-orang atau satuan lain.

Sistematika Perencanaan Proyek

a. Menentukan sasaran proyek yang jelas
Perencanaan dimulai dengan membuat keputusan tentang sasaran apa yang hendak dicapai. Dalam hubungannya dengan kegiatan proyek, sasaran tersebut telah dijabarkan dalam bentuk anggaran, jadwal induk, dan standar mutu.

b. Menganalisis dan mengkaji keadaan awal
Langkah ini dimaksudkan untuk mengetahui keadaan awal, misalnya jenis dan berapa besar sarana maupun sumber daya yang tersedia, sehingga dengan demikian dapat dibuat evaluasi mengenai segala macam keperluan untuk mencapai sasaran.

c. Menyusun rangkaian langkah kegiatan dalam usaha mencapai sasaran.
Proses ini meliputi menentukan pilihan terbaik dengan cara mengkaji pilihan-pilihan yang mungkin dapat dilaksanakan, kemudian menyusunnya dalam urutan langkah menuju sasaran yang ditentukan.

Setelah sasaran proyek ditentukan maka suatu perencanaan yang lengkap harus pula dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan siapa melakukan pekerjaan apa dan kapan pekerjaan itu akan dilaksanakan.

Jadi perencanaan proyek yang lengkap, meliputi:

Menentukan sasaran proyek
Menentukan strategi pelaksanaan
Menentukan organisasi proyek dan pengisian tenaga yang diperlukan dalam kurung waktu tertentu untuk menentukan siapa yang akan melaksanakan pekerjaan
Menjabarkan lingkup proyek struktur rincian unit pekerjaan (SRK) untuk menentukan pekerjaan apa yang akan dikerjakan
Menyusun rangkaian jadwal pelaksanaan masing-masing pekerjaan dan kaitannya satu dengan yang lain untuk menjawab kapan pekerjaan tersebut akan dilaksanakan
Membuat perencanaan keperluan dan pengeluaran dana

Perencanaan yang efektif

Keikut sertaan secara aktif dalam menyusun perencanaan oleh mereka di dalam organisasi perusahaan yang mempunyai peranan kunci dalam penyelenggaran proyek
Mendapat persetujuan dan komitmen sumber yang diperlukan oleh mereka yang tersebut dalam butir di atas
Menggunakan parameter yang dapat diukur secara kuantitatif, misalnya adanya tonggak kemajuan atau ketentuan / jadwal penyelesaian pabrikasi peralatan atau penyerahan barang yang dipesan di lokasi
Kecakapan melihat kedepan dan mengolah informasi untuk dapat memperkirakan hambatan-hambatan yang mungkin timbul sehingga dapat tersusun perencanaan yang realistis yang dapat dipertanggungjawabkan dalam pelaksanaan
Adanya konsultasi yang intensif dengan tim proyek pihak pemilik

Metode Perencanaan

Penyusunan jadwal
Analisis jaringan kerja

Keduanya dianggap menyajikan teknik dasar dalam menentukan waktu dan urutan kegiatan proyek dengan cara pengamatan dan penghitungan.

Beberapa metoda yang didasarkan atas analisis jaringan kerja diantaranya adalah:

Metoda jalur kritis
Teknik evaluasi dan tinjauan ulang proyek
Precedence diagram

Penyusunan jadwal akan berguna untuk :

Sarana koordinasi dan integrasi bagi kegiatan para peserta proyek menjadi satu rangkaian mata rantai yang berurutan
Sarana pengendalian yang dipakai sebagai tolok ukur dalam mengkaji kurun waktu penyelesaian suatu pekerjaan
Mengungkapkan adanya kegiatan yang perlu mendapat prioritas supaya penyelesaian proyek sesuai dengan waktu yang ditentukan

Bagan Balok

Adalah metode penyusunan jadwal tertua yang dibuat oleh H.L. Gantt disebut juga bagan Gantt. Bagan ini disusun dengan maksud utama mengidentifikasi unsur waktu dalam merencanakan suatu kegiatan yang terdiri dari waktu mulai, akhir dan saat pelaporan

Keuntungan menggunakan metoda ini :

Sederhana, mudah dibuat dan difahami. Amat berfaedah sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan proyek.
Dapat menggambarkan jadwal (perencanaan) suatu kegiatan dan kenyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan
Bila digabungkan dengan metoda lain dapat dipakai untuk perencanaan dan pengendalian pada aspek yang lebih luas

Bagan balok penggunaannya terbatas pada tujuan tertentu, terutama bagi proyek pembangunan industri yang berukuran sedang dan besar, disebabkan oleh :

Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan antara satu kegiatan dan kegiatan yang lain, sehingga sulit untuk mengetahui dampak yang diakibatkan oleh keterlambatan suatu kegiatan terhadap jadwal keseluruhan proyek.
Sulit mengadakan penyesuaian atau perbaikan / pembaharuan (up dating) bila diperlukan, karena pada umumnya ini berarti membuat bagan balok baru, pada hal tanpa adanya penyesuaian / pembaharuan akan segera menjadi kuno dan menurun daya gunanya.

Menyusun bagan balok

Langkah-langkah yang diperlukan untuk menyusun bagan balok adalah sebagai beikut:

Memecah proyek menjadi sejumlah kegiatan yang jadwal pelaksanaannya akan ditentukan
Menentukan perkiraan waktu pemulaan dan akhir bagi pelaksanaan masing-masing kegiatan
Menggambarkan balok yang mewakili masing-masing kegiatan. Dalam hal ini agar diperhatikan kegiatan yang harus dikerjakan secara berurutan dan yang sejajar
Pada saat pelaporan, beri tanda sejauhmana penyelesaian masing-masing kegiatan

Sebagai illustrasi, gambar-1 memperlihatkan susunan bagan balok suatu proyek yang terdiri dari 5 kegiatan sbb :

Tabel 1 Urutan dan waktu kegiatan

Adapun gambar-gambar memperlihatkan keadaan kemajuan (dalam hal jadwal) pada saat pelaporan pada hari ke 11

Di sini dimisalkan bahwa beberapa pekerjaan dimulai tepat waktu, beberapa terlambat, sedangkan waktu yang diperlukan ada yang sesuai dengan rencana dan ada yang berubah seperti daftar berikut :

Tabel 2 Keterangan contoh bagan balok

Bila diinginkan, setiap kegitan dapat diberi penjelasan tentang sumber daya yang diperlukan seperti biaya atau tenaga keja.

Jaringan Kerja

Metode yang sering dipakai dalam menyusun jadwal proyek adalah analisis jaringan kerja, yaitu metode yang menjelaskan hubungan antara kegiatan dan waktu yang secara grafis mencerminkan urutan rencana pelaksanaan kegiatan proyek

Metode jaringan kerja, garis besarnya adalah :

Merumuskan dan menyusun urutan kegiatan
Langkah I adalah merumuskan kegiatan-kegiatan yang merupakan lingkup kerja proyek, dan menyusunnya menjadi rangkaian urutan kegiatan dengan metode jaringan kerja.
Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk masing-masing kegiatan setelah urutan kegiatan dapat diselesaikan dengan cara seperti pada butir 1, maka langkah berikutnya membuat perkiraan waktu untuk masing-masing kegiatan, bila perlu memperbaiki atau mengadakan penyesuaian urutan dalam butir 1.
Mengidentifikasi jalur kritis (critical part) dalam jaringan kerja. Yaitu jalur yang terdiri dari rangkaian kegiatan dalam lingkup proyek yang bila terlambat akan menyebabkan keterlambatan proyek secara keseluruhan.
Menganalisis kemungkinan “membeli” waktu atau “time-cost trade-offs”. Hal ini dilakukan dalam rangka ingin mengetahui berapa besar biaya yang akan timbul bila jadwal penyelesaian proyek diperpendek.
Alokasi sumber daya. Bila pembuatan jaringan kerja termasuk identifikasi jalur kritis telah diselesaikan, maka kemudian pada tiap-tiap kegiatan diberi sumber daya yang diperlukan untuk melangsungkan kegiatannya seperti tenaga kerja dan peralatan.

Mengidentifikasi dan Merumuskan Kegiatan

Merumuskan kegiatan-kegiatan yang merupakan lingkup kerja proyek dan menyusunnya dalam bentuk grafik / gambar jaringan kerja.

Harus mengerti dan menguasai lingkup kerja proyek
Sasaran yang hendak dicapai
Sumber daya yang diperlukan
Hubungan satu kegiatan dengan yang lain

Beberapa batasan atau definisi yang erat hubungannya dengan analisis jaringan kerja sbb:
Kegiatan (aktivity)
Bagian dari lingkup proyek yang memiliki waktu awal dan akhir dan untuk melaksanakannya memerlukan sumber daya (waktu, uang, tenaga, dll.
Jaringan kerja (network)
Grafik yang menggambarkan urutan kegiatan-kegiatan proyek, termasuk hubungan yang satu dengan yang lain.
“Event”
Tanda selesainya satu atau lebih kegiatan
Jalur (path)
Garis yang menghubungkan kegiatan pada jaringan kerja
Jalur Kritis (critical path)
Jalur yang terdiri dari kegiatan-kegiatan yang bila terlambat akan mengakibatkan keterlambatan penyelesaian proyek

Mengidentifikasi kegiatan proyek dan menyusunnya menjadi urutan kegiatan seringkali dipermudah dengan mencoba menjawab pertanyaan berikut :