Create and Manage Documents - Word 2019 (APTI)

Imam Ibnu Badri APTI 08.31

DAFTAR ISI

Kompetensi

Mahasiswa mampu melakukan :

Create documents
Navigate though documents
Format documents
Customize documents option and views
Configure documents to print or save

Indikator

Indikator untuk masing-masing kompetensi adalah sebagai berikut :

a. Create documents

Creating new blank documents
Creating new documents using tempalate
Opening non-native files directyly in word
Opening a pdf in Word for ediiting

b. Navigate through documents

Searching for text
Insert hyperlinks
Creating bookmarks
Using Go to

c. Format documents

Modifying page setup
Changing document themes
Changing document style sets
Insert simple header and footers
Inserting watermarks
Inserting page nuber

d. Customize documents option and views

Changing document views
Using zoom
Customizing the quick access toolbar
Customizing the ribbon
Splitting the windows
Adding values to document properties
Using show/hide
Recording simples macros
Assignning shortcut keys
Managing macro security

e. Configure documents to print or save

Configuring documents to print
Saving documents in alternate file formats
Saving files to remote locations
Protecting documents with password
Maintaining backward compatibility

Materi

a. Create docments

Membuat dokumen baru :
Word adalah program aplikasi pengolah kata yang dikembangkan oleh Microsoft. Untuk membuat dokumen baru, pengguna memilih ikon yang bentuknya seperti diperlihatkan pada gambar 1, kemudian pilihlah blank documents atau template seperti diperlihatkan pada gambar gambar 2.

Gambar 1 Ikon Word 2019

Gambar 2 Membuat "New Blank documents" dan "using template"

Membuat file bertipe pdf dan non word untuk dibuka dalam format word

Word memiliki kemampuan untuk membuka dokumen bertipe pdf maupun non word. Untuk membuka penggunana memilih FILE ⇒ Open ⇒ Computer ⇒ Browser seperti diperlihatkan pada gambar 3, kemudian pilih tipe file seperti diperlihatkan pada gambar 4.

Gambar 3 Membuka File

Gambar 4 Memilih Tipe File

Beberapa tipe file non word disediakan untuk dibuka dan diedit dalam lembar kerja word.

b. Create documents

Pencarian teks
Untuk memudahkan penggunaan melakukan pengeditan dokumen, word menyediakan fasilitas pencarian teks. Pencarian dilakukan dengan memilih HOME kemudian Find, teks yang dicari tempatkan di kotak Navigation, seperti diperlihatkan pada gambar 5. Pencarian lebih rinci dapat dilakukan melalui Advanced Find. Dengan menggunakan Advanced Find dapat pula dilakukan Replace dan Go to seperti diperlihatkan pada gambar 6.

Gambar 5 Pencarian Teks

Gambar 6 Pencarian Rinci, Replace dan Go to

Menyisipkan Hyperlinks:
Hyperlink adalah salah satu fasilitas dari word yang dapat digunakan untuk :

Menghubungkan ke suatu lokasi dalam dokumen
Membuka dokumen yang lain
Menghubungkan ke suatu alamat web site
Unduh file
Mengirim email

Pada Insert pilihlah Hyperlink seperti diperlihatkan pada gambar 7.

Gambar 7 Menyisipkan Hyperlink

Membuat bookmarks :
Bookmarks dalam word adalah penanda. Bookmars merupakan Shortcut menuju bagian dokumen yang telah ditandai (dengan nama bookmarks). Untuk membuat bookmarks pilihlah dokumen yang akan ditandai, kemudian pada insert pilihlah bookmarks, seperti diperlihatkan pada gambar 8, nama bookmarks ditulisksn pada kotak Bookmark name.

Gambar 8 Menyisipkan Bookmarks

Pencarian bookmarks dapat dilakukan seperti pada gambar 6 dengan memilih Go To, kemudian Bookmarks, nama-nama Bookmarks yang pernah dibuat akan tercantum di situ.

c. Format documents

Modifikasi page setup
Modifikasi page setup dilakukan melalui PAGE LAYOUT seperti diperlihatkan pada gambar 9. Modifikasi berupa :

Margin Orientasi
Ukuran kertas
Pengaturan kolom
Memotong halaman secara manual
Membagi dokumen ke dalam seksi
Hypenation

Gambar 9 Memodifikasi Dokumen

Mengubah document themes
Dokumen themes dapat diubah melalui DESIGN, themes dapat dipilih pada sisi sebelah kiri seperti diperlihatkan pada gambar 10.

Gambar 10 Mengubah Document Themes

Mengubah socument style
Dokumen style dapat diubah melalaui HOME, styles dapat dipilih pada sisi sebelah kanan seperti pada gambar 11.

Gambar 11 Mengubah socument style

Menyisipkan Header dan Footer
Header dan Footers dapat disisipkan melalui Insert, Jenis-jenis header dan footer juga dapat dipilih seperti diperlihatkan pada gambar 12.

Gambar 12 Menyisipkan Header dan Footer

Menyisipkan Watermarks
Watermarks adalah teks atau gambar transparan yang muncul dalam dokumen. Watermarks dibuat dengan memilih DESIGN kemudian Watermark, Seperti diperlihatkan pada gambar 13.

Gambar 13 Menyisipkan Watermarks

Menyisipkan page numbers
Page Numbers atau no halaman dapat disisipkan melalui HOME, kemudian dipilih Page Number. Selain disisipkan, no halaman juga dapat diatur letaknya serta formatnya seperti diperlihatkan pada gambar 14.

Gambar 14 Menyisipkan page numbers

d. Customize documents option and views

Changing documents views
Document views dapat diubah sesuai dengan kebutuhan, sebagai berikut :

Print layout view
Read mode view
Web layout view
Outline view
Draft view

Untuk mengubah document view bisa dilakukan melalui View ataupun shortcut toolbar yang ada di kanan bawah layar seperti diperlihatkan pada gambar 15.

Gambar 15 Mengubah Dokumen view

Using Zoon
Pengaturan tampilan dokumen dapat dilakukan dengan Zoom atau zoom slider seeperti diperlihatkan pada gambar 15.

Customizing the quick access toolbar

Quick access toolbar yang terletak dikiri atas layar dapat diatur fungsi-fungsi apa saja yang bisa digunakan secara langsung. Untuk mengaktifkan fungsi-fungsi tersebut cukup aktifkan tanda ü pada masing-masing fungsi, seperti diperlihatkan pada gambar 16.

Gambar 16 Mengaktifkan Fungsi di Quick Access Toolbar

Customizing the ribbon
Menu-menu yang ditampilkan dilayar Word dapat diatur mana yang akan ditampilkan dan mana yang disembujnyikan. Pengaturan menu-menu tersebut dilakukan melalaui FILE, Options dan Customize Ribbon seperti terlihat pada gambar 17. Pengaturan dilakukan dengan memberikan atau menghapus tanda ü pada masing-masing fungsi.

Gambar 17 Mengatur Menu-menu Word

Splitting the windows
Splitting the window digunakan untuk membagi dokumen dalam beberapa bagian, untuk ditampilkan secara bersamaan. Untuk membagi dokumen dalam beberapa tampilan secara bersamaan pilihlah VIEW, kemudian Split seperti ditampilkan pada gambar 18.

Gambar 18 Splitting the Windows

Adding values to document properties
Document properties dalam Word dapat diakses melalaui Document panel. Documents Panel dapat diakses melalaui FILE, kemudian Info, documents properties akan muncul pada sisi sebelah kanan layar, seperti diperlihatkan pada gambar 19.

Gambar 19 Documents Properties

Using show/hide
Word memiliki fasilitas untuk menampilkan/ menyembunyikan tanda-tanda pemformatan seperti tabs, enter, pembatas halaman dan lain-lain. Pada gambar diperlihatkan tombol seperti menampilan /menyembunyikannya.

Gambar 20 Menampilkan/ Menyembunyikan tamda pemformatan

Gambar 20 Menampilkan/ Menyembunyikan tanda pemformatan

Recording simple macros
Macro adalah sekumpulan perintah yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan berulang kali. Untuk merekam kumpulan perintah tersebut pilih VIEW, kemudian Macro dan pilih Record Macro seperti diperlihatkan pada gambar 21. Nama Macro ditulis paa kota Macro Name. Perintah-perintah Macro dapat diakses melalaui keyboard ataupun tombol.

Gambar 21 Merekam Macro

Assignning shortcut keys
Word menyediakan fasilitas keyboard shortcut yang dapat dibuat sendiri untuk menjalankan perintah tertentu. Untuk membuat keyboard shortcut pilih FILE, kemudian Option dan Customize Ribbon seperti diperlihatkan pada gambar 22.

Gambar 22 Membuat Keyboard Shortcut

Managing macro security
Pada saat membuka dokumen yang mengandung macro, secara otomatis Word akan men-disable semua macro yang ada di dokumen tersebut. Untuk mengaktifkan pengguna harus meng-enable macro pada Message Bar-nya.

e. Configuring document to print or save

Configuring document to Print
Word menyediakan beberapa opsi untuk pencetakan dokumen. Opsi-opsi tersebut dapat dikonfigurasi sebelum dilakukan pencetakan. Pengaturan opse percetakan dilakukan dengan memilih FILE kemudian Print, seperti diperlihatkan pada gambar 23. Opsi percetakan ada disebelah kiri layar.

Gambar 23 Mengkonfigurasi Opsi Pencetakan

Saving documents in alternate file formats
Secara default Word menyimpan dokumen dalam format .docx. Namun demikian Word memberikan fasilitas kepada pengguna untuk menyimpan dokumen dalam berbagai format. Untuk menyimpan dokumen dalam format yan gberbeda tersebut pengguna memilih FILE kemudian Save as, seperti diperlihatkan pada gambar 24. Tipe dokumen yang tersedia dapat dilihat pada pilihan Save as type.

Gambar 24. Memilih Tipe Dokumen

Saving files to remote location
Word memiliki kemampuan untuk menyimpan dokumen pada lokasi yang berbeda (online). Seperti One Drive ataupun tempat penyimpanan online lainya. Untuk menyimpan file pada lokasi yang berbeda ini pengguna memilih FILE, kemudian Save As dan Add a Place, seperti diperlihatkan pada gambar 25.

Gambar 25 Menyimpan Dokumen pada Lokasi Remote

Protecting document with password
Word menyediakan fasilitas untuk melindungin dokumen. Perlindungan tersebut dibuat dengan menambahkan password pada dokumen. Fasilitas perlindungan ini memastikan bahwa penggunaan yang berhaklah yang dapat membuka dokumen tersebut melindungin dokumen tersebut pengguna memilih FILE kemudian Save as, Tools dan General Option seperti diperlihatkan pada gambar 26.

26. Memproteksi dokumen

Maintaining backward compatibility
Word menyediakan fasilitas untuk menjaga kompatibilitas dokumen versi lama dengan versi terbaru. Kompabilitas ini dapat diperiksa terlebih dahulu sebelum dokumem disimpan. Untuk memeriksa kompatibilitas dokumen penggunan memilh FILE kemudian info, Check for Issues dan memilih Check compatibility seperti diperlihatkan pada gambar.